Digitale enquêtes
Context
Onze klant is een multinational die zijn producten aan de eindklant verkoopt via een groot netwerk van centra. De manier waarop deze centra met hun klanten omgaan, hangt af van hun maturiteit. Voor onze klant is het van cruciaal belang dat de centra een goed zicht hebben op het maturiteitsniveau waarin ze zich bevinden en hoe ze zich kunnen ontwikkelen naar het volgende niveau.
Om die reden ontwikkelde de klant een proces dat de centra begeleidt bij het begrijpen van hun maturiteit, de domeinen waarin ze zich verder kunnen ontwikkelen en de stappen die daarvoor nodig zijn.
Gezien het enorme aantal centra was de bestaande face-to-faceaanpak niet langer houdbaar vanwege de hoge kosten en het beperkte bereik. Daarom gingen we samen aan tafel zitten om de mogelijkheden te bekijken om dit proces te digitaliseren op een manier die zo veel mogelijk geautomatiseerd is.
Wat hebben we gerealiseerd?
Gebruiksvriendelijkheid en herkenbaarheid waren cruciaal om van een face-to-faceaanpak naar een digitale aanpak over te stappen. Om die reden bouwden we een platform dat subomgevingen genereert. Onze klant kan eenvoudig een centrum toevoegen. Na toevoeging wordt automatisch een volledige virtuele omgeving gegenereerd voor het betreffende centrum. Op die manier komt het centrum terecht in een omgeving die herkenbaar is op het vlak van logo’s, kleuren en contactpersonen binnen de eigen organisatie.
Ook het gebruiksgemak voor onze klant was essentieel. Daarom voorzagen we volledige flowautomatisatie, waarbij het volstaat deelnemers toe te voegen aan een wave om vanaf dat moment op het systeem te kunnen rekenen. Van uitnodigingen tot herinneringen, afhankelijk van de status: het systeem neemt het proces over en rapporteert wekelijks over de vooruitgang binnen de verschillende centra, zowel naar de verantwoordelijke van het centrum als naar onze klant. Deze geautomatiseerde opvolging zorgt voor een goede responsgraad, zodat er op het einde van het proces volledige resultaten kunnen worden voorgelegd.
Medewerkers van de centra ontvangen hun uitnodiging in hun mailbox en kunnen via een persoonlijke URL inloggen in het systeem zonder wachtwoord. Een OTP in combinatie met hun persoonlijke URL en e-mailadres zorgt voor een authenticatie die niet alleen veiliger is dan een klassieke gebruikersnaam en wachtwoord, maar ook gebruiksvriendelijker.
Na authenticatie wordt de medewerker begeleid bij het invullen van de assessment. Hierbij wordt veel aandacht besteed aan de UI en aan duidelijke toelichting bij de verschillende elementen van hun bedrijfsvoering. We introduceerden een batchsysteem om de assessments te organiseren. Dit biedt de mogelijkheid om over de tijd heen de evolutie van de centra te monitoren.
Het platform bevat overzichtelijke dashboards en statistieken die inzicht geven in deelname- en voltooiingspercentages per centrum. Daarnaast is er consistente feedback naar de centra toe. Elk centrum beschikt over een dynamisch rapport dat hun maturiteit vertaalt naar radargrafieken en concrete stappenplannen om naar een volgend niveau te evolueren.
Toegevoegde waarde
Met dit nieuwe platform kan onze klant: