Metadata-gedreven Platform voor Ruimtelijke Planning
Context
De provincie West-Vlaanderen ondersteunt lokale overheden bij het beheren van ruimtelijke planningsprocessen. Deze processen omvatten grote hoeveelheden data met strikte regelgeving, wat een grote uitdaging vormde op het vlak van consistent beheer.
De informatie moest op een gestructureerde en efficiënte manier worden beheerd, maar alle data was verspreid over verschillende tools en workflows die, afhankelijk van de gebruiker en dienst, anders werden geïnterpreteerd. Als gevolg daarvan was er geen duidelijk overzicht van de juiste processen of een standaard manier van werken.
Ook op het vlak van documenten was er geen consistentie. In totaal worden een 500-tal documentvarianten geleverd aan gemeenten of gebruikt in eigen dossiers (bv. adviezen), maar ook deze hangen sterk af van het dossiertype en de fase waarin het dossier zich bevindt.
Daarom gingen ze met ons in zee om een digitale oplossing te bouwen die niet alleen de workflow digitaliseert en in grote mate automatiseert, maar ook alle processen, dossiertypes, stadia en bijhorende documenten duidelijk structureert en documenteert.
Wat hebben we gerealiseerd?
Vanwege de enorme matrix aan informatie afhankelijk van een 50-tal parameters en de onduidelijkheid welke documenten waar in de matrix op welke manier dienden gegenereerd te worden kozen we voor een volledig metadata gedreven systeem.
Wat wil dat zeggen?
Een metadata gedreven systeem is eigenlijk een systeem waarvan de werking volldig gebaseerd is op metadata. Op die manier kunnen zowel wij als de klant alle flows, documenttypes, stadia, document elementen, document templates en beschikbaarheden configureren in een handige interface.
Waarom deze aanpak?
We werkten op deze manier voor twee redenen.
Ten eerste geeft dit volledige flexibiliteit. Dit was handig omdat bij de start van het project een ander project lopende was om de juiste matrix in kaart te brengen. Daarnaast kan de klant bij aanpassingen in de regelgeving deze zonder problemen zelf toepassen en het systeem zich laten gedragen zoals bepaald door deze nieuwe regelgeving.
Ten tweede is een groot voordeel van een metadata gedreven systeem het feit dat de volledige configuratie meteen ook een perfecte documentatie van de werking is. Voor de klant resulteerde dit dus in een bijkomend voordeel dat de werking en de matrix steeds up-to-date gedocumenteerd is, aangezien het systeem werkt op basis van de configuratie.
Het resultaat:
De oplossing stroomlijnde workflows en verminderde manuele taken door belangrijke processen te digitaliseren. Het platform biedt een duidelijk overzicht van lopende projecten en ondersteunt een efficiënte opvolging. Daarnaast zorgt het ervoor dat data consistent en eenvoudig te onderhouden is en laat het toe afhankelijk van het dossiertype en stadium een 500-tal documenten automatisch te genereren.
Wat wil dat zeggen?
Een metadata gedreven systeem is eigenlijk een systeem waarvan de werking volldig gebaseerd is op metadata. Op die manier kunnen zowel wij als de klant alle flows, documenttypes, stadia, document elementen, document templates en beschikbaarheden configureren in een handige interface.
Waarom deze aanpak?
We werkten op deze manier voor twee redenen.
Ten eerste geeft dit volledige flexibiliteit. Dit was handig omdat bij de start van het project een ander project lopende was om de juiste matrix in kaart te brengen. Daarnaast kan de klant bij aanpassingen in de regelgeving deze zonder problemen zelf toepassen en het systeem zich laten gedragen zoals bepaald door deze nieuwe regelgeving.
Ten tweede is een groot voordeel van een metadata gedreven systeem het feit dat de volledige configuratie meteen ook een perfecte documentatie van de werking is. Voor de klant resulteerde dit dus in een bijkomend voordeel dat de werking en de matrix steeds up-to-date gedocumenteerd is, aangezien het systeem werkt op basis van de configuratie.
Het resultaat:
De oplossing stroomlijnde workflows en verminderde manuele taken door belangrijke processen te digitaliseren. Het platform biedt een duidelijk overzicht van lopende projecten en ondersteunt een efficiënte opvolging. Daarnaast zorgt het ervoor dat data consistent en eenvoudig te onderhouden is en laat het toe afhankelijk van het dossiertype en stadium een 500-tal documenten automatisch te genereren.
Toegevoegde waarde
Met dit platform kunnen onze klanten: