Slimme Capaciteitsplanning voor Consultancy
Context
Onze klant is een consultancybedrijf waar consultants over verschillende projecten worden ingezet. Consultants worden ingezet voor zowel Time & Material-projecten als Fixed Price-projecten. Daarnaast zijn er ook retainers die kunnen worden gebruikt voor ad-hocwerk en waarvan de budgetten moeten worden gemonitord.
Het plannen van de inzet, de impact van wijzigingen in de planning op de omzet, het opvolgen van budgetten en het informeren over de meest recente versie van de planning vormden een belangrijk manueel proces. Ondanks dat een projectmanager meerdere dagen per week bezig was met het updaten van de planning, bleef de data inconsistent en foutgevoelig en was er onvoldoende overzicht.
Aangezien de klant een beursgenoteerd bedrijf is, zijn concrete cijfers cruciaal en moet de impact van planningswijzigingen meteen worden weerspiegeld in de forecast voor het huidige en de komende kwartalen.
Wat hebben we gerealiseerd?
We gingen samen met de klant aan de slag om de ideale situatie in kaart te brengen binnen een complexe en specifieke omgeving. Belangrijk hierbij was dat we geen overlap creëerden met bestaande systemen, maar wel de grote kloof opvulden binnen deze operationele werking en de vertaling ervan naar kwartaalcijfers.
Het resultaat is een centrale webapplicatie die toegankelijk is voor de verschillende rollen binnen het team. Daarnaast is de applicatie multi-departementaal opgezet, zodat verschillende departementen op hetzelfde systeem kunnen werken zonder elkaars data te zien. We maakten het echter wel mogelijk dat consultants van het ene departement kunnen worden ingezet voor een ander departement.
Managers gebruiken de tool om projecten eenvoudig op te zetten en te koppelen aan SAP. Budgetten worden vastgesteld en retainerbudgetten worden gespreid over de looptijd van het contract. Projectrollen en tarieven worden centraal vastgelegd en resources worden opgezet en gekoppeld aan Office 365 voor authenticatie.
Projectmanagers gaan vervolgens aan de slag om de projecten in te plannen. Ze krijgen meteen een visueel overzicht van potentiële overboeking van zowel resources als projectbudget. Op basis van de planning kan onmiddellijk een KPI-dashboard van het project worden geraadpleegd om te bekijken hoe de allocatie is gebeurd, wat de impact op het budget is (afhankelijk van het type contract) en hoe deze planning de kwartaalcijfers beïnvloedt.
Consultants krijgen op hun beurt notificaties over wijzigingen in hun planning, kunnen steeds de planning van collega’s raadplegen en kunnen eenvoudig zien met wie ze samenwerken aan het volgende project en in welke rol.
Toegevoegde waarde
Dit nieuwe platform biedt duidelijke voordelen op basis van planning en forecasting